Épisode 11 - Design Sprint : Quel est le rôle du facilitateur, et quelles sont ses compétences majeures ?

L'objectif d'un Design Sprint est d'aboutir à une solution dans un laps de temps très court, en éliminant tout débat et toute discussion inutile qui pourraient faire perdre du temps à l'équipe.

D’ailleurs depuis sa création, la méthodologie du Design Sprint a permis de faire des prouesses sur un grand nombre de typologies de projets.

Ce processus d'innovation composé de divers ateliers collaboratifs a de grands avantages à être mis en oeuvre.

Cependant, pour arriver à des résultats significatifs, un Design Sprint doit être correctement organisé et agilement mené au fil des divers ateliers. Car comme vous le savez maintenant, le processus du Design Sprint suit une méthodologie stricte et structurée  étape par étape.

Rôle clef

Lorsque vous formez votre équipe pour un Design Sprint, il est essentiel de sélectionner les participants avec soin, mais tout particulièrement lorsqu’il s’agit de choisir un facilitateur.

Si le facilitateur du Design Sprint n'est pas compétent, il pourrait, sans le savoir, guider l'équipe dans la mauvaise direction, ce qui ne ferait qu'aboutir à un Design Sprint raté qui, donc, déboucherait une solution désastreuse.

Grâce à son expérience et son expertise, un facilitateur de Design Sprint professionnel, guidera votre équipe tout au long de cet exercice laborieux, en évitant les obstacles et les embûches.

Pas à pas, il dirigera l’équipe au cours des divers ateliers et vous permettra d’arriver à la solution tant attendue. Le choix du facilitateur a un réel impact sur le résultat du Design Sprint c'est pourquoi il est si important de le choisir soigneusement.

Le facilitateur est en quelque sorte le gourou de votre Design Sprint, c’est pourquoi dans cet article nous avons choisi de revenir en détail sur le rôle et l’importance du facilitateur de Design Sprint.

Et afin de vous aiguiller lors de votre décision, nous vous avons également présenté à la suite, les compétences attendues d’un facilitateur de qualité pour vous accompagner dans votre  Design Sprint.

Qu’est-ce qu’un facilitateur de Design Sprint et quel est son rôle ?

Tout d'abord, précisons ce que fait un facilitateur de Design Sprint.

Son rôle est d'animer des ateliers intensifs pour développer, tester et valider des idées pour de nouveaux produits ou services.

Il aide l'équipe à comprendre le problème auquel elle s'attaque et s'assure qu’elle reste constamment dans la bonne direction. Le facilitateur joue un rôle essentiel dans le processus du Design Sprint. Il guide l’équipe tout au long du processus de Sprint pour s'assurer que le groupe parvient à la solution qu'il recherche.

Le facilitateur n'est pas là pour proposer ses propres solutions ; son travail consiste à extraire les éléments proposés par le groupe, afin de les amener à développer leurs propres idées.

Les exercices étant très structurés et limités dans le temps, un facilitateur de Design Sprint est indispensable pour gérer à la fois les personnes et le processus chronométré, et maintenir les participants sur la bonne voie tout au long de l’exercice, tout en canalisant leur énergie et en réfrénant les tentations pour la discussion.

Il est, en effet, chargé de gérer le Design Sprint et de faire avancer -vite- les choses. Un bon facilitateur donne un ton positif, définit les attentes, gère le temps du groupe, guide les conversations, atténue les frictions et reste impartial lorsqu'il écoute les idées des autres.

En fin de compte, le facilitateur rend l’exercice du Design Sprint beaucoup plus fluide. Il joue un rôle fondamental et son rôle est si important lors des différents ateliers que son travail aura un impact fort sur la réussite du Design Sprint.

Quelles sont les compétences majeures d’un facilitateur de Design Sprint ?

Une grande partie des qualités et des compétences qui font un bon facilitateur sont les mêmes que celles qui font un bon leader - mais alors quelles sont ces compétences ?

Un grand sens de l’écoute et une capacité à fournir le travail d'ethnographie préalable à tout Design Sprint

Il en découle une capacité à comprendre le problème traité par le sprint, sans en être un expert, mais sans que la complexité du sujet traité soit un obstacle à la bonne marche et la bonne direction du Design Sprint.

Sans une bonne ethno et donc, une bonne écoute, il n’y a pas de facilitation possible. Et ce, que le facilitateur soit externe (ce qui constitue la base de son intervention) mais encore plus si celui-ci est interne : il doit sortir de ses convictions et de ses travers de “métier” ou de “corps” pour embrasser le sujet dans son ensemble.

Confiant

Un facilitateur doit faire preuve d'assurance et s’exprimer efficacement. Vous avez besoin d'une personne qui fasse preuve de discernement et sache quand se pencher et quand se retirer.

Il est confiant et décisif lorsque cela est important. Si vous devez prendre une décision rapide, il dirige rapidement la salle et demande au décideur de prendre une décision afin que vous puissiez passer à autre chose. Avec un excellent facilitateur, cela se produit tout en transmettant un sentiment de calme et d'empathie.

Un bon facilitateur doit savoir briller en restant à sa place.

Intuitif

Un bon facilitateur de Design Sprint est intuitif et dispose d’une capacité à lire l'ambiance et à comprendre ce que ressentent les personnes présentes dans la salle.

Il sait reconnaître quand les gens ont besoin d'une pause ou quand ils commencent à se sentir frustrés, et sait comment gérer les sceptiques qui interfèrent avec la progression de l'atelier.

D’une manière générale, et comme il a participé en amont au casting de l’équipe de Sprint, il doit savoir lire les participants en un clin d’oeil.

Empathique

Le facilitateur idéal est amical et compréhensif. Au fond, l'animation d'ateliers de Design Sprint consiste à gérer des egos.

Les aspects techniques mis à part, comme savoir gérer le timing et les activités,  un facilitateur efficace est capable de comprendre et d'avoir de l'empathie pour différents types de personnalités issues de disciplines et d'horizons divers.

Un Design Sprint réussi nécessite un environnement sympathique et compréhensif et le travail du facilitateur est de favoriser ces conditionse et de créer une atmosphère adéquate.

L'équipe du Sprint est engagée dans un travail difficile et critique qui a le potentiel de remodeler radicalement l'avenir de l'entreprise. Un facilitateur empathique et bienveillant est le pilier d'un sprint sain et d'un progrès rapide.

Objectif

Un facilitateur efficace apporte une paire d'yeux neufs, car il est impartial et non biaisé (c’est la raison qui nous pousse à vous conseiller de faire intervenir un facilitateur extérieur à l’entreprise).

C'est pourquoi nous recommandons toujours de travailler de fond en comble la préparation obligatoire au sprint : l’ethnographie, le travail d’enquêtes, les interviews autour du problème ne doivent souffrir aucune négligence et être menés rigoureusement et donner lieu à un document de démarrage du sprint indiscutable et objectif.

Cette perspective sans préjugés garantira qu'il permettra de guider l’équipe à obtenir des résultats de qualité

Minutieux

Le travail préparatoire est crucial pour la réussite globale d'un Design Sprint, c'est pourquoi un facilitateur infaillible est minutieux et soucieux du détail.

Votre facilitateur est responsable de garder l’équipe du Design Sprint sur la bonne voie, de toujours savoir ce qui va suivre et de capturer chaque détail des ateliers.

Si votre animateur a de mauvaises compétences organisationnelles, vous risquez que votre Sprint s'éloigne du sujet, perde le fil ou manque de temps pour réaliser correctement chaque exercice. Le manque d'organisation et d'attention aux détails peut également entraîner un Design Sprint mal documenté et donc incomplet.

Il n’est pas rare d’avoir à rappeler à des participants certains éléments évoqués lors de la phase d’ethnographie.

Capturer les moments critiques et les décisions du Sprint vous assure d'avoir accès à toutes les ressources après le Sprint afin de les synthétiser, de les analyser et pourquoi pas les réutiliser lors de futurs Design Sprints.

Encourageant

Au fil des ateliers, le facilitateur doit être présent pour stimuler la créativité de chacun. Il est essentiel que l’animateur sache motiver son équipe et soit capable de leur transmettre cette énergie positive.

Il doit penser en capitaine d’équipe sportive : féliciter dès qu’elles’oriente dans la bonne direction ; encourager quand elle se fourvoie un peu, pour remettre du cœur à l’ouvrage !

À la fin du sprint, le facilitateur peut vraiment aller plus loin en célébrant les ‘victoires’ du client et en lui rappelant tout ce qu'il a accompli en quatre jours.

Valider les efforts consentis et reconnaître le travail abattu sont un excellent moyen de terminer le Design Sprint sur une note positive.

Expérimenté

L'expérience du monde des affaires permettra à votre facilitateur de vous éloigner des pièges potentiels et de vous pousser à passer rapidement à autre chose lorsque la conversation a déraillé et n'a plus grand-chose à voir avec le business.

Au-delà de ça, chez Light Me Up, notre politique est de ne faire jouer le rôle de facilitateur qu’à des entrepreneurs ou des ex-entrepreneurs, afin qu’il n’y ait quasiment jamais de zone d’ombre sur les questions business.

Si le facilitateur a également une expérience technique ou logistique, il peut aussi faire le lien entre les conversations sur les questions commerciales et logistiques.

De même, les facilitateurs ayant une expérience des produits sont en mesure de s'appuyer sur leur expérience de conception de produits pour offrir une inspiration plus analogue qui contribuera à libérer la créativité de l'équipe.

Par exemple, cela s'avère utile si l'équipe a besoin d'indications sur la viabilité technique d'une solution lors du prototypage. Mais pour rappel ceci n’est absolument pas indispensable puisque si vous avez correctement sélectionné votre équipe de Sprint (comme nous vous le recommandons dans un autre article) vous devez disposer, dans le groupe, d’experts capables de répondre à ces interrogations.  

D’ailleurs, votre premier Sprint est toujours une grande expérience d'apprentissage. Il est préférable d'avoir un facilitateur qui connaît bien le processus et qui peut vous garder concentré sur la tâche afin que vous n'ayez pas à vous inquiéter si vous suivez correctement le processus. Recherchez quelqu'un qui a dirigé de nombreux sprints et qui a maîtrisé les nuances du processus.

Pour conclure:

Lors de votre Design Sprint choisissez un facilitateur qui a de l'assurance pour diriger les ateliers, tout en étant à l'aise pour jouer un rôle discret, efficace et impartial dans les discussions de groupe.

Il doit savoir mettre un terme avec tact à une discussion et ne pas avoir peur de dire aux gens quand il est temps de passer à autre chose.

Par ailleurs,  vous voudrez aussi que le facilitateur sache quand une idée doit être approfondie, même si cela implique de modifier l'ordre du jour. Et évidemment, il doit encourager les interactions coopératives et doit savoir résoudre des conflits mineurs entre participants lorsque cela arrive.

Assurez-vous donc que votre facilitateur est prêt à diriger l'équipe et qu'il s'engage à le faire, puisque sans un animateur solide, vous risquez d'organiser un atelier de plusieurs jours, ressemblant à un long brainstorming ouvert, suscitant de nombreuses questions, mais n'apportant aucune réelle solution.

Pour être certain de trouver de bons facilitateurs : contactez-nous !
Light Me Up est là pour ça !