Épisode 3 - Design Sprint : la recette de la semaine parfaite

Rappelez-vous, le Design Sprint est une méthode d'innovation permettant d'identifier des problématiques, puis de produire et tester des solutions. L'idée est simple : résoudre un défi majeur de son organisation en seulement quelques jours. De la page blanche au test utilisateur en passant par le prototypage rapide, en somme.

Maintenant, que nous vous avons rapidement rappelé ce qu’est un Design Sprint et d’où vient ce processus innovant, partageons quelques éléments essentiels avec vous.

Chez Light Me Up, nous ne prétendons pas avoir la méthode ultime du Design Sprint, mais notre approche très entrepreneuriale de la méthode mérite sans doute votre attention, et c’est donc ce que nous allons vous raconter ici.

Un Design Sprint - Ça se prépare ... un peu

Avant le début du Sprint, vous devez faire un travail préparatoire.

Pour commencer, vous devez identifier un challenge important de votre entreprise sur lequel vous souhaitez vous pencher en détail et qui vaut quatre jours dédiés de travail en équipe.

Design Sprint réservé - Comment préparer le terrain ?

La première étape est de réunir une équipe allant de 4 à 7 personnes avec des compétences diverses et des points de vue variés . Cette équipe devra être au complet pour les quatre prochains jours et devra consacrer son temps uniquement à la réalisation du Sprint. Un décideur doit être choisi dans l'équipe : il s'agit de la personne qui prendra les décisions finales. Elle doit donc être sélectionnée intelligemment, en fonction de son niveau de responsabilités ou de son poste dans l'entreprise. Il ne faut absolument pas négliger cet aspect : un Design Sprint effectué sans y avoir intégré de décideur (C-level, Comex, Codir), c’est un Design Sprint inutile.

Le Design Sprint requiert encore quelques tâches à effectuer en amont par celui qui y a recours : choisir une équipe conforme, une salle adéquate et un ensemble d'outils à utiliser lors du Sprint.Une fois que les choix de l'équipe, de la salle et des outils sont faits, le travail peut commencer.

En parallèle, les facilitateurs de Light Me Up ont pris soin de procéder à leurs phases exploratoires, de faire leurs interviews spécialistes, de récupérer toute info digne d’une bonne éthno, et de compiler tout cela pour être au niveau de connaissance du groupe lors du démarrage du Design Sprint !

Design Sprint : Lundi

Jour 1 - Matin: Cartographier

Le premier jour, l'équipe réalise une map. L’objectif de cette première matinée est d’aligner les équipes vers un même objectif : il s'agit de se mettre d'accord sur le ou les problème(s) que vous voulez résoudre ensemble, avec précision.

Le lundi matin consiste en une série de conversations structurées visant à établir une base et un objectif pour la semaine de Sprint. Ainsi vous demanderez aux experts de votre équipe (ou externes) de partager leurs connaissances sur le sujet. La structure de l'exercice permet à l'équipe de collecter un maximum d'informations aussi rapidement que possible, tout en évitant les habituels méandres des conversations et débats sans fin.

Une fois que vous avez recueilli un grand nombre de challenges de la part de l'équipe (formulés de différentes manières), vous votez ensemble pour les principaux points sur lesquels vous souhaitez vous concentrer pendant le Sprint.

Vous définirez ensuite les questions clés et un objectif à long terme. Puis, vous choisirez une cible : l'un des points qui représente le plus grand risque et/ou la plus grande opportunité et ferez une carte simple de votre produit, service ou process.

Les exercices de la première matinée du Sprint ont pour but d'amener l'ensemble du groupe à une compréhension commune de l'objectif et de la direction que vous allez tous viser.

Jour 1 - Après-midi: Esquissez

L'après-midi du premier jour, vous passez en “mode solution” avec une série d'exercices pour vous aider à passer de la compréhension du problème à l'inspiration.

Il s'agit de résoudre le problème en utilisant une méthode optimisée pour une réflexion approfondie. Au lieu d'un brainstorming de groupe classique, chaque personne présente des solutions existantes et esquisse par la suite sa propre solution détaillée et argumentée sur papier.

Le première étape appelée "Lightening Démos" consiste à chercher et proposer des idées et des solutions existantes sur le marché, puis à s'en inspirer et à s’en différencier.

Il ne s'agit pas de regrouper et comparer les produits concurrents mais plutôt d'observer les entreprises, produits ou services qui résolvent un problème similaire au vôtre.

Comme pour les exercices précédents, chaque membre partage ses idées sur un tableau blanc. L'objectif est d'obtenir un visuel de l'ensemble des produits, services ou processus, qui pourrait répondre à votre challenge.

Maintenant que vous avez l'inspiration, la deuxième étape de cette première après-midi est l'esquisse de solutions. Ainsi les membres de l'équipe ont la possibilité de faire passer leurs idées au niveau supérieur, de les rendre tangibles en les mettant sur papier.

Cet exercice d'esquisse est constitué de quatre phases : la prise de note, la formulation des idées, le "crazy eights" (un exercice d'esquisse très rapide) et enfin le concept en trois étapes; seule la dernière étape représentera le croquis de la solution complète imaginée et sera partagée à l'équipe.

Ainsi, toute l'équipe du Design Sprint va pouvoir mettre sa solution sur papier, sans savoir qui a dessiné quoi. Il s'agit ici de créer et regrouper plusieurs concepts différents qui pourraient répondre à la problématique choisie le matin-même de façon anonymisée.

Et ce sera la fin du premier jour du Sprint.

Design Sprint : Mardi

Jour 2 - Matin: Décidez

Lors de ce deuxième jour, les solutions seront présentées et chacun pourra ensuite les évaluer  sans débat ni argument de vente. Présentations froides et rapides.

Il est important de se rappeler que le Design Sprint a pour but de valider si une idée va vraiment résoudre un problème particulier.

Tous les exercices que vous vous apprêtez à faire au cours de la deuxième journée ont pour but d'arriver à un point où vous aurez une idée claire de ce qu'est cette idée et de la façon dont vous pouvez amener les utilisateurs à avoir des réactions authentiques à cette idée.

Ce matin, vous et votre équipe aurez une pile de solutions. Au lieu d'un débat sans fin ou d'une décision de groupe édulcorée dont personne n'est satisfait, vous utiliserez la méthode "sticky décision - vote de gommettes" pour identifier les meilleures solutions avant de confier la décision finale à votre Décideur.

En effet, ce premier exercice consiste à aider le décideur à faire les bons choix pour créer ensemble un moyen simple et clair de tester l'idée de solution choisie.

Jour 2 - après-midi: Storyboardez

Dans l'après-midi, vous prendrez les scènes gagnantes de vos croquis et les agencerez dans un storyboard : un plan étape par étape pour votre prototype.

Vous entamerez ensuite la dernière moitié de la deuxième journée. Vous vous concentrerez sur le choix du matin, la solution ou la combinaison de solutions que vous souhaitez co-construire.

Ensemble, cet après-midi, vous allez créer le storyboard de cette solution, afin que vous sachiez exactement quoi mettre dans votre prototype.

L'élaboration du storyboard peut se faire en deux étapes :

- La première est le “user test flow” (flux de test utilisateur) qui sera en quelque sorte un sketch de chaque étape nécessaire à la création de cette solution ; c’est un exercice de ‘scénarimage’ rapide qui a pour but de simplifier la conception du storyboard.

- La seconde est la conception du storyboard “final”, qui sera en fait une série de croquis ou d'images pour démontrer une solution de bout en bout pour un scénario utilisateur.

Cet exercice de storyboarding consiste à tangibiliser votre solution afin de déterminer ce qu’il faudra prototyper le lendemain.

Design Sprint : Mercredi

Jour 3 : Protoypez

N'oubliez pas que la raison d'être de ce prototype est de présenter des réponses aux questions du Sprint (cf lundi). Il vous suffit de prendre exactement ce qui se trouve dans le storyboard et de le rendre suffisamment réel pour les utilisateurs, afin d'obtenir un véritable retour. Ne créez rien de nouveau !

Vous ne disposez que d'une journée, l'équipe doit donc se concentrer sur ce qui est vraiment important.

Il est essentiel de déterminer dans l’équipe qui va se consacrer à quelles tâches exactement, et qui assumera la responsabilité globale du prototype en cours de création, puisque même si plusieurs personnes travaillent sur différentes parties de la conception, une personne doit vraiment veiller et s'assurer que le prototype final tient la route et est livré à la fin de cette journée.

Assurez-vous que les responsabilités sont claires pour tout le monde.

Commencez la journée en marquant les 2 ou 3 screens / parties critiques du storyboard qui doivent absolument être réalisés pour que les tests utilisateurs à venir aient un sens.

Ainsi, dans le cas où vous ne parviendriez pas à tout finir, vous auriez à minima les éléments les plus importants puisque ces screens sont généralement ceux qui prennent le plus de temps à créer.

Durant le prototypage, faites des points réguliers : nous vous recommandons de faire un premier point d'une quinzaine de minutes - et de vous enregistrer avant la pause déjeuner pour que tout le monde puisse vraiment observer et comprendre le travail qui a été fait dans la matinée et pour analyser combien de travail il reste à faire les heures suivantes. Puis le médiateur du prototype organise un second point environ une heure avant la fin de journée pour s’assurer que tous les “screens" ont été traités.

Il s'agit simplement de terminer ce qui est déjà là, il est donc inutile de démarrer de nouvelles parties/screens après ce point, cela vous permettra ainsi de vous fixer des limites de temps durant l'heure restante pour la conclusion du prototype.

Rappelez-vous

Le prototypage de Design Sprint n’a rien à voir avec un prototype à l’échelle, ou avec un prototype de pré-commercialisation ! Nous parlons ici de prototype destiné à réaliser des tests utilisateurs et il n’est pas rare que les prototypes présentés reposent sur la philosophie du "fake it till you make it". La valeur ajoutée réside dans la data collectée lors des test, pas vraiment dans la capacité du proto à prendre une place directement en R&D.

Design Sprint : Jeudi

Jour 4 - Testez

Il est temps de mettre ce prototype à l'épreuve !

Le jeudi, vous montrerez votre prototype à 5 utilisateurs au cours de 5 entretiens individuels distincts.

L’intérêt de cet accès rapide au feedback utilisateur, au retour du marché, à la critique des clients ou prospects repose sur le gain de temps : il vous sera immédiatement possible de savoir si vous pouvez poursuivre dans la voie que vous avez initiée ou au contraire s’il faut tout de suite cesser d’envisager cette solution. Il vous sera possible de tester la réceptivité, l’UX/UI, l’usage, la performance, au gré de ces itw. Si le prototype est plus avancé, on pourra même envisager de coupler à ces tests quali, des tests quanti destinés à agréger de la data et confirmer les tendances sorties des tests qualis.

Un point important pour commencer et comme dans les étapes précédentes : il faut absolument toujours veiller à aligner les équipes sur leurs tâches respectives et pour cela, un membre de l'équipe sera le "recruteur d'utilisateurs", il sera chargé de prendre contact avec eux, collecter leurs informations et planifier les cinq entretiens nécessaires.

Pour savoir qui interviewer, essayez de définir le ‘client cible’ le plus tôt possible, le plus souvent avant la fin du mardi (jour 2), mais peut-être même le lundi ou même avant le Sprint : c’est encore mieux ! Il faudra interviewer des clients, des anciens clients déçus, des prospects, des usagers, des néophytes, etc… tant qu’il s’agit d’utilisateurs de la cible.

Zoom sur l'agenda du jeudi :

Cette journée, comme toutes les autres, doit être cadrée et il est important de respecter l'agenda comme il a été prévu. Il est donc essentiel de vérifier la disponibilité des interviewers et de s'assurer de leur présence aux tests le jeudi. (présentiel ou remotely selon les circonstances)

Nous vous conseillons des entretiens de 30 à 60 minutes par utilisateur.

Attention aux incidents ! Essayer de prévoir 10 minutes de dépannage technique pour chaque test, juste au cas où.

Après le premier test du début de journée, c'est une bonne chose de se réserver une pause d'une heure pour les corrections rapides. Puis essayez de réserver le reste des tests à la suite, afin de terminer plus tôt dans l'après-midi, d'analyser et d'écrire un rapport avec un retour d'information récent.

Zoom sur les entretiens:

Pour mener les entretiens, définissez ensemble deux membres de l'équipe qui maîtrisent parfaitement le prototype, et aussi les problèmes, les questions et tout le travail abordé lors du Sprint afin qu'ils puissent aiguiller au mieux leurs questions lors des entretiens.

Mais attention ceci n'est pas un scripte, il faut que cela reste une conversation fluide, il suffit de garder en mémoire les points à aborder et de s'assurer que rien n'a été oublié. Le mieux est de se préparer une liste, comme un guide des sujets généraux et point de discussion, afin d'organiser des petites notes à resituer par la suite -Voilà pourquoi il est idéal d'avoir deux intervieweurs, cela permet de bien restituer chaque retour. Par ailleurs, on a besoin de laisser parler l’utilisateur test le plus possible !

Ces tests peuvent être réalisés en personne ou à distance, mais rappelez-vous s'il s'agit d'un produit tangible, il est important que les utilisateurs puissent le manipuler, de même, un prototype numérique nécessitera une bonne connexion internet et une caméra. Si vous le pouvez, enregistrez ces entretiens : cela pourrait vous être utile, notamment dans la restitution et l'analyse des résultats.

L'après Sprint

Une fois les tests effectués, il est important d’assembler tous les commentaires et de les résumer de manière à montrer clairement les résultats et de définir ensemble de la tendance.

Vous utiliserez ces retours utilisateurs pour décider de vos prochaines étapes…

• L’idée est validée Vous avez tout gagné … Top, lancez-vous !
• L’idée n'est pas adoptée Vous avez tout économisé, du temps, de l'argent et votre moral !
• L'idée a besoin d'être adaptée ? Vous êtes sur le bon chemin ? Pourquoi ne pas embrayer sur un deuxième Design Sprint pour affiner le travail ?

Voilà, vous avez (presque) toutes les cartes en main* ...
À vous de jouer !!!

Si vous souhaitez mettre un coup de fouet à l’accélération via un Design Sprint, pensez à vos amis de chez Light Me Up et prenez contact avec nous !