Episode 13 - Design Sprint à distance : comment bien le réussir ?

Depuis plusieurs mois maintenant, le contexte international apporte de profonds changements dans notre société. La crise sanitaire impacte fortement nos modes de vie, nos déplacements et aussi notre manière de travailler. De ce fait, les entreprises se sont adaptées et nous avons radicalement changé nos méthodes pour continuer à travailler ensemble malgré la distance.

En effet, même si nous ne sommes plus en mesure de converser en personne, notre capacité à collaborer, à créer et à résoudre les problèmes de manière créative et efficace ensemble reste inchangée. Avec la bonne méthodologie, la technologie adéquate et des outils adaptés, nous pouvons toujours réaliser des ateliers Design Sprint de manière virtuelle, super-intéressants et stimulants.

D’ailleurs, les “remote” Design Sprints sont de plus en plus populaires, c’est pour cela que nous souhaitons partager aujourd’hui avec vous quelques conseils à suivre lors de la réalisation d’un Design Sprint à distance avec vos équipes.

Mais avant de vous présenter, le Design Sprint à distance et ses caractéristiques, commençons par un petit rappel pour les nouveaux lecteurs du blog Light Me Up. Le Design Sprint est une méthode de co-conception ultra-rapide qui repose sur la créativité et l'intelligence collective de vos équipes.

Dans cet article, nous avons synthétisé les trois conseils majeurs  pour réaliser des “remote” Design Sprints de qualité.

Comment réussir un design sprints à distance ?

La réussite d'un Remote Design Sprint dépend de quatre facteurs, qui permettent d'assurer le bon déroulement d'un Sprint à distance :

• Une préparation rigoureuse
• Un calendrier adapté
• Une facilitation de qualité
• Le bon choix des outils

Le Design Sprint à distance nécessite un peu plus de préparation

La préparation est importante pour tout Design Sprint, mais encore plus lorsqu'il est organisé à distance ! Il y a plus de facteurs extérieurs à prendre en compte, notamment les outils à utiliser et les ajustements à faire en termes de timing et de méthodes pour optimiser l'engagement de l’équipe du Sprint ; une préparation méticuleuse est donc essentielle.

Avant tout, les participants doivent comprendre les outils, le processus, ce que l'on attend d'eux, comment les choses vont se dérouler. C'est très différent de la réalisation d'un Design Sprint en personne.

En personne, il ne faut pas beaucoup de temps à un participant pour se familiariser avec les gommettes, les post-its et le tableau blanc.  C'est pourquoi il est essentiel de consacrer suffisamment de temps à familiariser les participants avec les nouveaux outils et technologies qui seront utilisés afin qu'ils soient prêts à les manipuler lors du Sprint.

Il est également très utile de s'assurer que tous les participants connaissent dès le départ les délais et les résultats attendus, afin que chacun puisse les accomplir avec succès. L'objectif est que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et soit productif dès le premier atelier.

Le Design Sprint à distance exige  un calendrier adapté

Les Design Sprints virtuels ne sont pas totalement similaires aux Design Sprints réalisés en personne, nous devons donc les traiter différemment.

Un des critères de différences majeures, est celui du temps, plus précisément de la durée globale du Design Sprint. En général, le rythme d’un Sprint est plus lent dans un cadre virtuel, puisque les ateliers d’un remote Dessin Sprint tiennent compte de nombreux facteurs auxquels nous ne sommes pas confrontés lorsque nous travaillons en personne.

Il y a inévitablement des retards et un temps de traitement supplémentaire pour que tout le monde soit à bord et sur la même page, quels que soient les outils que vous utilisez.

Prévoyez un temps supplémentaire pour les imprévus pendant le Sprint. Vous devrez vous préparer à soutenir ceux qui sont moins familiers avec les outils que vous avez choisis ou qui ont des problèmes avec leur connexion Internet.

Par ailleurs, étant donné que les choses se déroulent plus lentement de manière virtuelle, adoptez votre calendrier en conséquence.

N'oubliez pas que les gens ne peuvent pas être enchaînés à leur bureau pendant de longues périodes. C'est pourquoi, dans le cas d’un Design Sprint à distance, nous vous recommandons d’organiser une série de mini-ateliers, avec plus de pauses et pas de longs ateliers comme lors d’un Sprint en personne.

Contrairement à la méthode du Design Sprint traditionnelle, qui repose sur une chronologie bien établie sur quatre jours complets de travail, lors d’un Sprint à distance, vous pouvez suivre votre propre agenda, celui qui a du sens pour votre équipe et vos objectifs.

Par ailleurs, ces mini-sessions d'atelier se déroulent chronologiquement l'une après l'autre mais peuvent se dérouler sur quatre jours, ou plus si nécessaire. Combinées, elles créent le calendrier complet du Design Sprint virtuel. Chaque Design Sprint à distance nécessite un calendrier unique adapté au projet.

Le Design Sprint à distance requiert  un facilitateur de qualité

Il n’est pas toujours facile de manager un projet, de guider une équipe ou de faire appliquer des règles dans la vie en entreprise et cela le devient encore plus lorsque l’on travaille dans un environnement totalement virtuel.

Lors d’un Design Sprint à distance, Il est capital que le facilitateur s’assure de certaines règles. En effet, un autre facteur à prendre en compte dans un Design Sprint virtuel est l’importance du rôle du facilitateur.

Comme nous vous l’avons expliqué dans cet article sur l’équipe parfaite pour un Design Sprint. La constitution de la bonne équipe est essentielle et assure le succès du Design Sprint. L'objectif du Sprint est d'amener les bonnes personnes à se concentrer sur un problème spécifique et à générer des solutions.

Chaque participant joue donc un rôle majeur à la réussite de cet exercice d’où l’importance de bien les sélectionner. Mais le choix du facilitateur notamment est décisif au bon déroulement du Sprint, c’est un acteur essentiel puisqu’il guide l’équipe, gère les différents ateliers et s’assure du bon déroulement des étapes au fil des quatre jours.

Alors, lorsque vous réalisez un Design Sprint à distance, il est encore plus important d'avoir un facilitateur de qualité, puisqu’il doit s’assurer constamment de l’avancement du projet et tout cela à distance. Il assure la préparation,  fixe les règles et le rythme des ateliers, en veillant à ce que chacun ait une vision claire de chaque exercice et que personne ne soit laissé de côté.

Et s’il est vrai que le Design Sprint se déroule plus lentement, paradoxalement, il est important d’insuffler plus de rythme dans les ateliers : éviter le temps de latence, maintenir les participants impliqués et concentrés. Il est par exemple important de leur parler quand on suit les exercices de “together/alone”, pour ne pas les laisser trop seuls face à leur écran, notamment !

Vous savez que les règles jouent un rôle important lors d’un Design Sprint en  personne et deviennent encore plus cruciales lors des Sprints à distance. Or lors d’un Design Sprint à distance, les participants sont plus susceptibles d'être distraits en ligne. Il est donc primordial pour le facilitateur d’établir et de partager une liste de règles que l'équipe doit suivre lors des différents ateliers.

Une règle de base efficace du Design Sprint pour augmenter la productivité est d'interdire l'utilisation d'appareils personnels .  Cependant, il est impossible d'éliminer la distraction des écrans pendant les Design Sprints virtuels, car les ordinateurs portables et les tablettes sont nos interfaces de travail et de communication.

En bref, il faut davantage lutter contre les distractions extérieures puisque chaque participant se trouve dans son propre environnement et est donc plus sujet à se détacher de l’atelier virtuel en cours.  En bref, grâce à son organisation de maître et ses règles strictes, le facilitateur joue un rôle fondamental lors des ateliers du Design Sprint.

Le bon choix d'outils et la bonne technologie

La transition vers un Design Sprint à distance implique de choisir les bons outils et les bonnes plateformes qui répondent le mieux à vos objectifs et à vos besoins pour le Design Sprint. Heureusement, les outils pour collaborer et communiquer en ligne ne manquent pas, mais ils ne sont pas tous adaptés à chaque situation. Les outils que vous choisissez jouent un rôle important dans la réussite du Design Sprint. Ils doivent être facile d'accès et d'utilisation, et offrir presque tout ce que nous nous attendons à pouvoir faire en personne.

Voici plusieurs outils que nous avons adoptés et que nous vous recommandons lors de la réalisation d’un Design Sprint à distance:

MURAL

Imaginez un grand mur blanc plein de post-it pour un Design Sprint, puis rendez-le numérique.

C'est l'essence même de MURAL. Il s'agit d'un outil de tableau blanc virtuel qui prend en charge le travail de groupe complexe et permet aux équipes de partager et de collaborer virtuellement sur des post-it numériques en temps réel.

MURAL dispose d'excellentes fonctionnalités pour vous aider à guider tous les participants à travers les exercices, et c'est pourquoi il est notre référence en la matière.

Autres: Miro, Sketchboard, Klaxoon...

ZOOM

La plateforme de réunion virtuelle Zoom rassemble tout le monde dans une salle de réunion principale. Par ailleurs, les équipes obtiennent généralement les meilleurs résultats lorsque tout le monde a sa caméra allumée.

Il est donc essentiel d’exiger les caméras des participants lorsque l'on travaille à distance, afin de garder un côté “humain” et interactif à l’exercice.

Vous avez également la possibilité de couper le son de tous les participants à tout moment, ce qui est très utile, notamment pour le facilitateur, lorsqu’il partage les instructions, répond aux questions ou doit gérer un conflit entre sprinteurs.

Autres: Google Hangout, Around…

FIGMA

Tout comme MURAL permet à l’équipe de collaborer en temps réel sur un tableau numérique de Design Sprint.

Figma permet à l'équipe de prototypage de collaborer en temps réel sur un prototype numérique. Qu'il s'agisse du prototypage d'une application mobile, d'une page d'un site Web, ou d'une idée de fonctionnalité logicielle, Figma permet à de nombreux designers de créer, d'assembler et de présenter rapidement un prototype crédible avec lequel un utilisateur peut interagir et réagir lors de sessions de tests.

Autres: Sketch, InVision…

STYLO ET PAPIER

Puisque nous aimons l’ancienne l’école, nous aimons toujours que les participants fassent certaines des activités du Design Sprint localement avant de les partager sur le tableau MURAL.

Le stylo et le papier demeurent des outils essentiels à la méthodologie du Design Sprint notamment lors des ateliers d’esquisses de solutions.

Par ailleurs, attention selon les personnes avec lesquelles vous travaillez et leur localisation, il peut y avoir des restrictions sur les outils auxquels elles peuvent accéder et qu'elles peuvent utiliser.

Veillez à en tenir compte lors de la planification de l'atelier et prévoyez toujours des solutions de rechange.

Pour les pressés:

Voici en conclusion les quatre points majeurs sur lesquels il est important de se concentrer lors de la réalisation d’un Design Sprint à distance. Ces conseils vous aideront à rester sur la bonne voie et obtenir d'excellents résultats lors de votre propre Design Sprint.

• Préparer correctement le Design Sprint
• Fixer un calendrier adapté au projet
• Choisissez un facilitateur de qualité
• Sélectionnez des outils et technologies adaptées

Et vous alors : êtes-vous prêts à vous lancer ?

Pour être certain de trouver de bons facilitateurs : contactez-nous !
Light Me Up est là pour ça !